Office of Student Affairs
The Office of Student Affairs is responsible for conducting all administrative tasks and procedures related to students within the university in a regular, accurate, and effective manner, in accordance with the provisions of the laws, regulations, and legislation in force. The Office contributes to the smooth and compliant execution of education and training processes by providing timely, complete, and reliable information and documentation services to students, graduates, academic staff, and relevant institutions and organizations.
Message from the Director
As the Student Affairs Office of Cyprus Aydın University, we consider it our fundamental duty to manage our students’ academic and administrative processes in a fast, transparent, and reliable manner. We adopt a student-centered approach in all our services, including registration, course enrollment, document requests, and graduation processes, aiming to support you in every aspect you may need throughout your university life. Please feel free to contact our office with any questions or requests.
About Us
The Cyprus Aydın Student Affairs Office is a central unit established to ensure that our students carry out their academic processes effectively, accurately, and quickly. Our primary priority is to guide our students at every stage of the education and training process, provide them with the quality service they deserve, and contribute to the academic functioning of our university.
Our Directorate carries out many critical services, such as registration procedures, student document management, course registration and counseling processes, graduation procedures, and grade and transcript management, embracing transparency, accessibility, and a student-centered service approach in these processes.
With our developing technological infrastructure and expert staff, we work to ensure that our students can easily access the information and services they need; we carry out our duties with a management approach based on innovation, solution-oriented thinking, and continuous improvement.
As the Cyprus Aydın Student Affairs Department, we aim to always be there for our students on their academic journey and to provide them with the highest standards of service.
Our Directorate, with a total of 4 staff members, provides services on the ground floor of Block B and carries out its duties in accordance with Article 31 of the Decree Law on the Administrative Organization of Higher Education Institutions and Higher Education Institutions.
Mission
The Office of Student Affairs undertakes the fundamental responsibility of carrying out all tasks and procedures within its scope of authority in a planned, accurate, and efficient manner in accordance with applicable regulations, and of providing timely, complete, and reliable information and documentation services to students, graduates, academic staff, and partner institutions.
Vision
To be a unit that effectively utilizes current information technologies to produce services that meet national and international standards; prioritizes stakeholder satisfaction with fast, secure, and accessible information and document processes; and continuously develops with a participatory management approach, becoming a role model with a high sense of institutional belonging.
Our Team
Sabire Bilgesena AYDIN OĞUZ
Director
392 650 00 00 – 6020
[email protected]
Gülsüm GÜNEYLİ
Deputy Director
392 650 00 00 – 6020
[email protected]
Gamze AKBAŞ
Front Desk
392 650 00 00 – 6023
[email protected]
Cude NEPHAN
Front Desk
392 650 00 00 – 0
[email protected]
Services
• Conducting the registration processes for students placed in universities by ÖSYM,
• Receiving applications for Special Talent Exams and conducting the registration processes for successful candidates,
• Conducting student registration processes within the scope of additional placement, Vertical Transfer, and Horizontal Transfer,
• Providing documents for students entering or leaving the university through horizontal transfer and forwarding them to the relevant units,
• Conducting graduation procedures,
• Issuing temporary graduation certificates and diplomas,
• Issuing transcripts, student certificates, and other documents,
• Conducting registration suspension and cancellation procedures,
• Conducting academic and administrative processes related to summer school,
• Submitting necessary information and documents to YÖK, YÖKAS, ÖSYM, KYK, and other institutions and organizations regarding education and training activities and students,
• Preparing statistical data and reports; corresponding with relevant institutions regarding the tracking of student performance, credit, and scholarship processes,
• Conducting necessary official correspondence with all academic and administrative units within the university,
• Conducting registration processes for foreign students and all correspondence and processes related to these students.
Organizational Chart
Frequently Asked Questions (FAQ)
Üniversitemize ÖSYM tarafından yerleştirilenlerin kayıt tarihleri, yerleri ve kayıt belgeleri ÖSYM Kılavuzu ve web sayfamızda yer almaktadır.
Üniversitemize kayıt hakkı kazanan tüm öğrencilere kimlik kartları kayıtlardan sonra verilir. Bu kimlikler öğrenci programa kayıtlı olduğu sürece geçerlidir.
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na (B Blok Zemin Kat) müracaat edilmesi gerekmektedir.
Şifrenizi Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinden yeni şifre alınabilir.
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na bizzat başvurarak, yeni şifre alabilirsiniz.
Not durumu, devam-devamsızlık, sınav programı ve çeşitli duyuruları takip edebilirsiniz. Dönem başlarında kayıt yenileme işlemlerinizi yapabilir ders kayıt çıktısını alabilirsiniz.
İsim, soy isim veya nüfus kimlik bilgilerinde (Ana adı, Baba adı, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali vb.) değişiklik ya da düzeltme olmuş ise yeni nüfus cüzdanı, mahkeme kararının onaylı bir sureti Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na müracaat edilir.
KKTC’de yasal olarak kalınabilmesi için öğrenci ikamet izni alınması gerekmektedir. Öğrencilerin muhaceret işlemlerini başlatabilmesi için pasaport numarasını Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na iletmesi gerekmektedir. Ardından KKTC İçişleri Bakanlığı’nın sayfasından (https://permissions.gov.ct.tr/login) sisteme kayıt oluşturup muhaceret işlemlerinin başlatılması gerekmektedir. Detaylı bilgi web sitemizde yer almaktadır. https://aday.cau.edu.tr/tc/muhaceret/
Ön lisans/lisans öğrencileri, daha önce öğrenim gördüğü yükseköğretim kurumunda başarmış olduğu dersler için muafiyet talebinde bulunabilir. Muafiyet dilekçesini muafiyete esas olacak onaylı belgelerle (transkript, ders içerikleri) birlikte akademik takvimde belirtilen tarihler içerisinde Fakülte Dekanlıklarına/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Müdürlüklerine verir. Muafiyet talebi; dersin içeriği, kredisi ve başarı notu dikkate alınarak ilgili yönetim kurulu tarafından karara bağlanır. Süresi içinde yapılmayan muafiyet talebi değerlendirmeye alınmaz.
Öğrenciler, eğitim-öğretimin başladığı tarihten itibaren teorik derslere %70, uygulama ve laboratuvar derslerine ise en az %80 oranında devam etmek zorundadırlar. Öğrencilerin devamsızlık durumu, ilgili öğretim elemanı tarafından takibi yapılarak sisteme işlenir. Öğrenciler devamsızlık durumunu sistemden izler/izleyebilirler. Devamsızlık oranının teorik derslerde %30’u, uygulama ve laboratuvar derslerinde ise %20’yi aşması halinde öğrenciye otomatik olarak NA notu verilir ve öğrenci yarıyıl sonu sınavlarına giremez.
Derslere yazılım ve kayıt yenileme işlerinin tümünden öğrenciler sorumlu olup, bu işlemleri kendileri yapmakla yükümlüdürler. Öğrenci, her yarıyılın başlamasından önce, akademik takvimde belirtilen sürelerde danışman öğretim elemanının denetiminde alacağı dersleri seçer ve seçmiş olduğu dersleri danışmanına onaylatır.
Kayıt yenileme sırasında öncelikle alt sınıftan başarısız, devamsız ve hiç alınmayan derslerin alınması gerekmektedir. Sistem devamsız ve başarısız olduğunuz dersleri otomatik olarak eklemektedir.
Öğrencinin tamamlamış olduğu yarıyıl da dâhil olmak üzere, o güne kadar kayıt yaptırdığı her dersin kredisi/AKTS ‘si ile dersin harfli başarı notunun katsayısının çarpılması sonucu elde edilen sayıların toplamının almış olduğu tüm derslerin kredi/AKTS toplamına bölünmesi ile hesaplanır. Gerek dönem ve gerekse genel not ortalamasının hesabında AA’dan FF’ye kadar verilen notlar dikkate alınır. Genel not ortalamasının hesaplanmasında, tekrar edilen derslerden en son alınan harf notu kullanılır.
Üniversitemizde bazı dersleri alabilmek için bu derslerle bağlantılı dersleri önceden başarmış olmak gerekir, bu tür derslere ön koşullu ders denir. Kayıtlı bulunduğunuz programdaki ön koşullu derslerin neler olduğunu Bölüm/Program ders planında görebilirsiniz.
Hayır. Bütünleme sınavına yalnızca harf notu FF, FD, DD ve DC olanlar girebilir.
Dersten devamsızlıktan kalmadıysanız bütünleme sınavına girebilirsiniz.
Her zaman son alınan not geçerlidir. Bu sebeple bütünleme sınavına giren öğrencilerin harf notu hesaplanırken final notu değil bütünleme notu dikkate alınır.
Üniversiteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerden yoklama çağında olanlar ile daha önce kayıt yaptırmış ancak yoklama çağına yeni gelmiş olan öğrencilerin Askerlik İşlemleri Askerlik Şubesi Başkanlıkları tarafından YÖKSİS üzerinden yapılacaktır. Askerlik Şubesi Başkanlıklarına EK-C2 belgesi gönderilmeyip, gerekli durumlarda öğrenci talep ederse Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından EK-C belgesi düzenlenerek verilmektedir.
Bir dönemde normal ders yükü alan ve dönemlik not ortalaması 3.00 – 3.49 arasında olan öğrenci ‘Şeref Öğrencisi’, 3.50 – 4.00 arasında olan öğrenci ‘Yüksek Şeref Öğrencisi’ sayılır.
Mazeretiniz sebebi ile (sağlık, ekonomik, ailevi v.b.) eğitiminize bir süre ara vermeniz gerekiyor ise dilekçe ve ekli belgelerle Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na bavurulur. Akademik Birimin yönetim kurulu kararı ile bir veya iki yarıyıl kayıt dondurulabilir. Ancak kayıt dondurma süresi toplam olarak üç yarıyılı aşamaz. Bu süreler, azami öğretim süresine dâhil edilmez.
Kaydı dondurulan öğrenciler, eğitim-öğretim faaliyetlerine katılamaz ve o dönemdeki ara sınav ve yarıyıl sonu sınavlarına giremezler. Kayıt dondurma isteklerinin akademik takvimde belirtilen süreler içerisinde yapılması gerekmektedir.
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na müracaat eden mezuniyete hak kazanmış öğrencilere Diplomalar hazırlanıncaya kadar “Geçici Mezuniyet Belgesi” verilmektedir.
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’ndan teslim alınabilir. Eğer diplomayı başkası teslim alacaksa; noterden alınmış vekâletname (aslı) gereklidir.
Diploma Kayıp Başvuru dilekçesi ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na başvurulur. İkinci nüsha, asıl belgenin düzenlenmesine ilişkin hükümlere göre düzenlenir. Diploması kayıp olan öğrencinin Resmi Gazete’ye ilan vermesi ve tekrar diploma ücreti yatırması gerekecektir. Ayrıca diploma üzerine “İkinci Nüsha” “Duplicate” ibaresi yazılır.
Kıbrıs Aydın Üniversitesinde okuyan öğrenciler, başka bir alanda çift anadal veya yandal eğitimi alabilirler. Çift anadal/yandal koşulları, Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik ve Üniversitemizin eğitim-öğretim yönetmeliğinde yer almaktadır.
Eğitim dili İngilizce olan programlarımızı kazanan öğrenciler için İngilizce Seviye Tespit ve Yeterlik Sınavı İngilizce Hazırlık Okulu tarafından yapılır. Sınavın yeri ve saati İngilizce Hazırlık Okulu tarafından öğrencilere duyurulur.
Contact Information
Adress: Dr. Fazıl Küçük Caddesi No.80 Ozanköy/Girne Kuzey Kıbrıs
E-mail: [email protected]
Tel: +90 392 650 00 00
Tel: +90 548 863 04 84
Instagram: caucampus
Instagram: cauint
Facebook: Cyprus Aydın University